Спектр задач, решаемых с помощью современных ECM-систем, существенно шире, чем автоматизация документооборота. ECM-системы, предлагаемые Softech, – это многофункциональные системы, ориентированные на создание прикладных решений, использующих средства документирования как сервис.
Softech предлагает бизнес-решения на основе лидирующих ECM-платформ, готовых к быстрому внедрению, для ритейла, банков, страховых организаций, промышленных и строительных предприятий, нефтегазового сектора, государственных структур. При необходимости платформа позволяет доработать систему самостоятельно под потребности вашей компании.
Задачи бизнеса, которые решает внедрение ЕСМ-систем
- Создание единого информационного пространства в организации.
- Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
- Повышение исполнительской дисциплины.
- Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников и подразделений.
- Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
- Исключение утечки информации.
- Наличие необходимой информации «под рукой».
- Исключение несанкционированного доступа.
- Предотвращение потери документов.
- Развитие корпоративной культуры.
- Снижение затрат на бумагу и оргтехнику.
Где необходимо внедрение ЕСМ-систем?
Классическое делопроизводство
Интернет-приемная обращений граждан
Управление договорами
Государственные (муниципальные) услуги и межведомственное взаимодействие
Поручения
Межкорпоративный документооборот
Нормативно-распорядительные документы
Интеграция с системами обмена документами
Обращения граждан и организаций
Согласование счетов на оплату
Совещания и заседания
Проектный документооборот
Управление закупками
Управление показателями эффективности
Управление доверенностями
Управление взаимодействиями с клиентами
Кадровые процессы
Управление сервисом (IT.Now 3.0)
Пример типового решения
Управление проектами
ЦА: Руководители проектов. Руководитель проектного офиса. Служба делопроизводства. Инженеры.
Бизнес-задачи: сокращение сроков и стоимости разработки проектно-сметной документации, повышение качества разрабатываемой документации и улучшение использования прежних наработок, снижение рисков срыва сроков выпуска и согласования проектно-сметных документов, достижение равномерности загрузки персонала инжиниринговых компаний.
Бизнес-эффект: повышение детальности проработки календарно-сетевых графиков без увеличения численности персонала планово-производственных подразделений, сокращение сроков выполнения проектов, снижение вероятности срыва плановых сроков, улучшение контроля и планирования, сокращение потерь и искажений при информационном обмене, сокращение ошибок, вызванных нарушениями принятой технологии работы.
Финансовый архив
ЦА: Высшее руководство. Юридический отдел. Договорный отдел. Финансовая служба.
Бизнес-задачи: подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.
Бизнес-эффект: сокращение трудоемкости подготовки к налоговым проверкам и риска несвоевременного предоставления документов для проверки, сокращение времени обработки претензий, ведение истории финансовых отношений с контрагентами, сокращение потерь оригиналов документов, сокращение выемок оригиналов документов.
Управление закупками
ЦА: Высшее руководство. Комиссия по осуществлению закупок. Руководители подразделений отдела снабжения либо организации закупок, отдела маркетинга, договорного отдела, инициаторы закупок.
Бизнес-задачи: автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров.
Бизнес-эффект: обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает: сократить общие расходы на планирование и проведение закупки, упростить подготовку конкурсной документации, ускорить проведение закупочных процедур и выбор поставщика, быстро сформировать обязательную и управленческую отчетность, соблюсти сроки исполнения процедур закупки и избежать штрафов за просрочку.
Управление договорами
ЦА: Высшее руководство. Договорный отдел. Юридический отдел. Финансовая служба.
Бизнес-задачи: подготовка проектов договорных документов, их согласование в соответствии с регламентом, формирование листа визирования, контроль полномочий, утверждение ЭЦП; контроль выполнения обязательств по договорам, поиск и анализ комплектов договоров; формирование отчетности.
Бизнес-эффект: ускорение процесса заключения договоров, сокращение договорных рисков, повышение контроля исполнения договорных обязательств, соблюдение регламентов работы с договорами, упрощение подготовки отчетности, быстрый поиск и надежное хранение в соответствии с правами доступа.
Управление корпоративными действиями
ЦА: Высшее руководство. Руководители подразделений. Служба делопроизводства.
Бизнес-задачи: планирование заседаний на корпоративный год, подготовка и проведение заседаний, контроль исполнения решений заседаний.
Бизнес-эффект: соблюдение регламента корпоративных действий, стандартизация работы, повышение прозрачности процессов корпоративного управления, повышение оперативности получения информации о корпоративных действиях, упрощение контроля исполнения решений в рамках корпоративных мероприятий, повышение исполнительской дисциплины.
Управление совещаниями и заседаниями
ЦА: Высшее руководство. Секретари-референты. Контрольно-ревизионное управление.
Бизнес-задачи: организация и подготовка к совещанию, проведение совещания, исполнение принятых решений, формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.
Бизнес-эффект: упрощение организации и подготовки к совещанию, повышение качества проведения совещаний, возможность контроля исполнения решений по протоколу совещания, накопления корпоративной базы знаний принятых решений.
Управление взаимодействием с клиентами
ЦА: Высшее руководство. Отдел продаж. Отдел маркетинга. Служба безопасности.
Бизнес-задачи: формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов.
Бизнес-эффект: удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий, поддержка полного жизненного цикла продаж.
Проектный документооборот
ЦА: Высшее руководство. Руководители проектного офиса. Руководители проектов.
Бизнес-задачи: соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта.
Бизнес-эффект: выполнение процедур по регламентам управления проектами в срок, уменьшение случаев превышения проектных бюджетов, увеличение числа одновременных проектов у руководителя проектов.
Согласование счетов на оплату
ЦА: Высшее руководство. Финансовая служба. Договорный отдел.
Бизнес-задачи: формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих, ввод и регистрация счетов, проверка и согласование счетов на оплату, подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате, формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему.
Бизнес-эффект: упрощение и контроль процессов работы со счетами, минимизация рисков неисполнения платежей, сокращение времени согласования платежей, контроль расход лимитов, упрощение контроля соблюдения регламентов.
Комплексная система предоставления государственных (муниципальных) услуг региона
ЦА: Органы исполнительной власти. Органы местного самоуправления.
Бизнес-задачи: решение направлено на оптимизацию процессов по исполнению заявлений государственными учреждениями, полученных от граждан и организаций.
Бизнес-эффект: уменьшаются риски срыва сроков обработки запроса, так как все этапы работ по запросу строго контролируются. Обеспечивается конфиденциальность информации по заявлениям с учетом гибкого разграничения прав доступа.
Межкорпоративный финансово-учетный документооборот
ЦА: Высшее руководство. Руководители структурных единиц. Бухгалтерия. Финансовая служба.
Бизнес-задачи: сокращение прямых издержек, обеспечение постоянного доступа сотрудников организации к архиву первичных учетных документов, обеспечение оперативной подготовки к налоговым и аудиторским проверкам.
Бизнес-эффект: снижение стоимости процессов согласования и подписания документов, сокращение прямых издержек на доставку документов, повышение прозрачности.