Корпоративные порталы

Внутренние корпоративные порталы

Корпоративные порталы уже давно превратились в незаменимый инструмент бизнеса, обеспечивая сотрудников и руководство единой точкой доступа к данным, инструментами управления бизнес-процессами и средствами совместной работы и обмена информацией.

Конечные пользователи корпоративных порталов для доступа к данным и обмена информацией используют одно веб-приложение, в которое интегрируются другие корпоративные приложения, базы знаний, социальные сети и другие программные модули.

По основному своему назначению корпоративные порталы можно разделить на три большие группы:

Результат создания корпоративного портала для компании:

• Четкость и слаженность в работе.
• Документирование результатов работы.
• Практическое исключение ошибок, потерь документов, использования устаревшей информации.
• Повышение скорости и эффективности работы.
• Снижение трудозатрат.
• Возможность совместной удаленной работы сотрудников.
• Возможность наладить работу удаленных филиалов и работников в реальном времени.
• Возможность сократить офисные помещения.

Каким компаниям нужны корпоративные порталы?

1. Зарубежные компании

Как правило, это региональные представительства холдингов.

Основными задачами, которые ставятся при внедрении корпоративных порталов, обычно являются:

• оценка эффективности процесса взаимодействия, влияющего на производственный процесс;
• выполнение анализа накопленных данных, совершенствование производственного процесса, выстраивание логики взаимодействия и принятия управленческих решений согласно результатам анализа;
• обеспечения единого информационного пространства взаимодействия сотрудников.

Типовые функциональные блоки корпоративного портала, разработка которых на сегодняшний день наиболее часто востребована зарубежными компаниями:

• ServiceDesk/HelpDesk.
• Учет рабочего времени.
• Согласование графиков отпусков, управление заявлениями на отпуска.
• Расчеты с контрагентами.
• Начисление дистрибьютерских бонусов.
• Авансовые отчеты.
• Управление закупками.
• Согласование проектов документов.
• Управление договорами.
• Работа с локальными нормативными документами.
• Управление претензионной работой.
• Делопроизводство.
• Кредитный архив.
• Публикация аналитических отчетов.

2. Российские организации госсектора

Организации государственного сектора характеризуются тем, что их деятельность жестко регламентирована контролирующими органами и законодательством. Основной задачей таких организаций является выполнение предписанных функций и своевременное выполнение распоряжений вышестоящих органов.

Типовые задачи, решаемые при помощи корпоративных порталов:

• Оперативное информирование сотрудников (новости, вакансии, дни рождений, опросы, приказы и распоряжения и т. д.).
• Управление совещаниями, встречами, мероприятиями, организация видеоконференций.
• Управление проектной деятельностью.
• Управление внутренним аудитом и инспекционной деятельностью, контроль качества и выполнения KPI.
• Управление закупками товаров, работ и услуг для нужд организации
• HelpDesk.
• Управления заявками (IT-обслуживание, отпуск/обучение, обеспечение канцтоварами, бронирование ресурсов и т. д.).
• Планирования и согласования графика отпусков.
• Согласование проектов документов.
• Управление обучением и тестированием сотрудников.
• Базовый и расширенный поиск контента.
• Массовый ввод и учет данных, обработка корреспонденции, обращений граждан; взаимодействий по основной деятельности организации и др.
• Исполнение поручений.
• База знаний, справочная информация.

3. Российские крупные коммерческие организации

Для таких организаций характерно наличие в штате сотрудников-экспертов в предметной области с большим опытом работы. Часто это делопроизводители, архивисты, руководители, «выросшие» из государственных организаций. На смену потребности тотального контроля исполнительской дисциплины и учета информации в крупных коммерческих организациях постепенно приходит анализ эффективности производственных процессов и, как следствие, расширение возможностей, используемых компаниями информационных платформ для полноценного управления как информацией, так и взаимодействием сотрудников.

Функциональные модули корпоративных порталов, наиболее часто запрашиваемые российскими крупными коммерческими организациями:

1. Брендирование портала. При этом требование брендирования обычно рассматривается в контексте конкретного сценария работы на корпоративном портале, который требуется учесть:

• совместная работа в корпоративной сети, использование социальных возможностей взаимодействия, сайт присутствия или деловой сайт в сети Интернет;
• сайт экстрасети с целью публикации информации в режиме чтения;
• сайт экстрасети с целью совместной работы в режимах чтения и записи;
• личные сайты и портал социальных вычислений.

2. Оперативное информирование сотрудников (новости, информеры валют, погоды, времени в разных городах страны, вакансии, дни рождений, опросы, мероприятия, инструкции, приказы, распоряжения и т. д.).

3. Система электронного документооборота (СЭД), реализованная на базе той же технологической платформы построения корпоративного портала или интеграция с СЭД, внешней по отношению к порталу.

4. Доска почета, информирование о достижениях сотрудников.

5. Управление идеями.

6. Поддержка проведения конкурсов внутри компании.

7. База знаний, форумы, блоги, справочники, FQA.

8. Обучение и тестирование сотрудников.

9. Управление подготовкой и публикацией контента для внешнего сайта
BI (аналитическая отчетность по данным из внешних систем, панелей индикаторов и др.).

10. Личные кабинеты сотрудников, партнеров по бизнесу поставщиков и пр.

11. Операционная работа (публикация каталогов продукции, управление работой с поставщиками, клиентами, управление заказами, поставками и т. д.).

12. Обратная связь, сообщения об ошибках и т. д.

13. Статистика посещений и активностей на корпоративном портале.

4. Российские средние и малые коммерческие организации

Вопрос о внедрении корпоративного портала (очень часто с одновременным внедрением системы электронного документооборота – СЭД), как правило, поднимается на этапе, когда компания начинает выходить на этап выстраивания исполнительской дисциплины, формирования корпоративной культуры. Руководители видят потребность в контроле, в понимании занятости своих подчиненных. В связи с этим наиболее остро для них стоит задача накопления – учета информации и оптимизации внутренних процессов.

Типовые цели внедрения корпоративного портала:

• Интеграция информационных ресурсов компании.
• Повышение уровня внутрикорпоративных коммуникаций, повышение эффективности совместной работы.
• Обеспечение информационного взаимодействия сотрудников компании.
• Сокращение времени на поиск необходимой информации.
• Реализация сервисов для публикации и обмена информацией, для накопления и управления знаниями.
• Контроль исполнительской дисциплины.

В связи с этим часто востребованным на корпоративном портале становится реализация следующего функционала:

• Брендирование портала. Как правило, требования к брендингу минимальны и ограничены соблюдением цветовой гаммы, логотипа, шрифтов и т. д. из бренд-бука компании (если есть) или дизайн-концепции внешнего сайта.
• Оперативное информирование сотрудников (новости, вакансии, дни рождений, новые сотрудники, опросы, события и др.).
• Организация удобной коллективной работы над документами и веб-контентом.
• Внедрение базовых возможностей СЭД, возможности гибкой конфигурации бизнес-процессов, включая управление совещаниями.
• Управление проектами.
• Учетные функции, связанные с исполнительской дисциплиной.
• Автоматизация сбора и обсуждения идей в организации для поддержки принятия управленческих решений.
• Управление заявками (IT-обслуживание, отпуск/обучение, обеспечение канцтоварами, бронирование ресурсов и т. д.).
• Поиск контента.

Кому в компаниях нужны корпоративные порталы?

• HR.
• Топ-менеджеры.
• Менеджеры качества.
• Юристы.
• Маркетинг.
• IT.
• Отдел делопроизводства и контроля исполнения.
• Отдел продаж.